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机械部


机械工业企业档案分类编号规则
1993年11月10日，机械部

1 主题内容与适用范围
本规则规定了机械工业企业档案的分类整理、 组织案卷和案卷排架管理的基本要求，适用于机械行业工业企业的档案管理。
2 引用标准
国家档案局国档发（1991）20号《工业企业档案分类试行规则》。
3 档案分类原则
以工业企业全部档案为对象，依据企业管理职能， 结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。
4 类目设置
4．1 一级类目的设置
机械工业企业档案设置11个一级类目：党群工作类、行政管理类、 经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、 设备仪器类、会计档案类、干部（职工）工人档案类、声像照片档案类。 特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述11个大类时， 可根据实际需要增设一级类目。
4．2 二级及二级以下类目的设置
4．2．1 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的二级类目按企业职能分工设置即：同一机构或不同机构工作形成的档案， 依据所反映的职能性质，按问题分别设置若干类。三级类目， 由企业根据实际情况自行设置。
4．2．2 产品类、设备仪器类的二级及二级以下类目，按产品和设备仪器型号或种类设置。
4．2．3 科学技术研究类的二级及二级以下类目，按课题性质或课题设置。
4．2．4 基本建设类的二级及二级以下类目，按工程性质或项目设置。
4．2．5 会计档案类的二级及二级以下类目，按其形成特点和文件材料形式设置。
4．2．6 干部（职工）工人档案类的二级及二级以下类目，按干部、工人设置。干部、工人类下按个人设置。
4．2．7 声像照片档案类的二级及二级以下类目，按载体形状设置。载体形状类下按问题设置。
5 分类编号方法
5．1 机械工业企业档案一级类目标记符号为“ＮＪ ·”编号用阿拉伯数字表示，采用“双位制”，即
11、12……到19，21、22……到29……，以此类推。11 个一级类目编号顺序如下：
ＮＪ·11党群工作类
ＮＪ·12行政管理类
ＮＪ·13经营管理类
ＮＪ·14生产技术管理类
ＮＪ·15产品类
ＮＪ·16科学技术研究类
ＮＪ·17基本建设类
ＮＪ·18设备仪器类
ＮＪ·19会计档案类
ＮＪ·21干部（职工）工人档案类
ＮＪ·12声像照片档案类
5．2机械工业企业档案二级及二级以下类目的编号，用阿拉伯数字表示，采用“八分制”或“双位制”。 具体编号方法由企业根据实际情况自行确定。
5．3分类编号采用隶属编号法， 每一级位类之间用间隔号“·”隔开。分类编号示例见附录。
6 案卷排架的基本要求
6．1企业档案按大类分别排架，要反映出《工业企业档案分类试行规则》设置的基本大类的顺序，大类之间不得交叉混排。
6．2 案卷排架要科学、系统，便于保管和提供利用。
6．3 各企业可根据实际情况确定本单位的具体案卷排架方法，一经确定，一般不要随意变动。
7 本规则于1994年1月1日起执行。1992年以前形成的档案，其分类编号格式可不变动。
8 本规则由机械部办公厅起草并负责解释。
附 机械工业企业档案分类编号示例（补充件）
ＮＪ·11·2·××·1992·×××
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│ │ │ │ ┕━案卷顺序号
│ │ │ ┕━━━━━━年代号
│ │ ┕━━━━━━━━━三级类目号（没有可不设）
│ ┕━━━━━━━━━━━━（组织工作）二级类目号
┕━━━━━━━━━━━━━━（党群工作类）一级类目号
ＮＪ·11·2·××
ＮＪ·15·×××·×××·×××
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│ │ │ ┕━案卷顺序号
│ │ ┕━━━━━三级类目号
│ ┕━━━━━━━━━（产品种类或型号）二级类目号
┕━━━━━━━━━━━━（产品类）一级类目号
ＮＪ·19·3·×××·1992·10·×××
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│ │ │ │ │ ┕━案卷顺序号
│ │ │ │ ┕━━━━月份
│ │ │ ┕━━━━━━━━年度
│ │ ┕━━━━━━━━━━━━━三级类目号
│ ┕━━━━━━━━━━━━━━━━（会计凭证）二级类目号
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━（会计档案）一级类目号